Zakelijk verhuizen, daar komt veel bij kijken

De meeste organisaties werken vandaag de dag met vaste werkplekken voor hun personeel.

Wanneer dit het geval is kan het soms nodig zijn om bepaalde werkplekken of misschien wel een hele afdeling te verhuizen. Dit kan een verhuizing zijn naar een andere ruimte binnen het huidige bedrijfspand of misschien wel naar een hele andere locatie.

Verhuizingen kunnen allerlei redenen met zich meedragen. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen vanwege krimp of groei of het veranderen van processen binnen een organisatie.

Wat in ieder geval vast staat is het feit dat er bij het verhuizen van werkplek een hoop zaken komen kijken die jij als organisatie goed op orde moet hebben. Anders kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er tijdens het verhuisproces problemen ontstaan die de continuïteit van de activiteiten in gevaar brengen. Wij begrijpen dat veel organisaties niet over de kennis of ervaring beschikken om dit proces succesvol te laten verlopen. Daarom zullen we in dit artikel ingaan op de belangrijkste controlepunten en de problemen die vaak ondervonden worden bij het verhuizen van werkplek.

Laten we eerst ingaan op alle middelen die eventueel moeten worden verhuisd. Want waar bestaat een gemiddelde werkplek van een medewerker van een organisatie nu precies uit?

Binnen de meeste organisaties beschikken de werknemers gemiddeld over de volgende hardware:

• Desktop computer
• Laptop
• Keyboard
• Muis
• Monitor
• Printer

Bij het verhuizen van werkplek hardware kan er dus voornamelijk rekening worden gehouden met de bovenstaande middelen. Natuurlijk bestaat een werkplek ook nog uit andere middelen zoals een bureau en een bureaustoel. Deze producten worden echter niet gerekend tot de term hardware en worden daarom in dit artikel buiten beschouwing gelaten.

Wanneer de bovenstaande hardware dus verhuist moet worden naar een nieuwe werkplek moet er vooral gekeken worden of het mogelijk is deze apparaten aan te sluiten. Ook moet er bijvoorbeeld rekening worden gehouden met een internetsignaal, is deze wel sterk en snel genoeg om de werkzaamheden uit te voeren? Naast deze punten zijn er nog enkele zaken waarmee rekening moet worden gehouden.

Zorg voor een goede kennis van de nieuwe locatie

Bij het verhuizen naar een nieuwe locatie is het zeer belangrijk om te controleren of die locatie voldoet aan alle eisen. Voor een online bedrijf is het bijvoorbeeld erg belangrijk om te controleren of de internetverbinding in het nieuwe pand goed is. Wordt er bijvoorbeeld nog steeds gebruik gemaakt van traditionele kabels of ligt er al glasvezel? Ligt de locatie in het binnen of buitengebied?

Al deze zaken kunnen invloed hebben op het online gebruik van de organisatie en moeten dus goed uitgezocht worden alvorens er belangrijke beslissingen worden gemaakt.

Hoe zit het met de back-ups van jouw organisatie?

Aangezien de meeste organisaties dagelijks werken met veel data en deze data vaak ook noodzakelijk is voor de uit te voeren werkzaamheden. Is het zeer belangrijk om te zorgen voor goede back-ups van belangrijke gegevens. Wanneer het bestaande IT netwerk meeverhuist hoeft er hier weinig rekening mee te worden gehouden. Wordt er echter overgeschakeld op nieuwe hardware dan is het in bezit hebben van back-ups noodzakelijk. Zonder deze gegevens kan er immers niet gewerkt worden met de nieuwe hardware.

Cloud computing

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van cloud computing, dus het werken in de cloud, moet er rekening worden gehouden met dit systeem. Zorg er daarom als organisatie voor dat het op de nieuwe locatie ook mogelijk is om toegang te krijgen tot de cloud.

Naast de bovenstaande zaken zijn er vaak een aantal problemen waar organisaties tegenaan lopen bij het verhuizen van werkplek. Wij zullen de meest voorkomende problemen hieronder voor jou op een rijtje zetten.

Planning en kosten

Een fout die vaak wordt gemaakt door organisaties bij het opstellen van de planning en de kosten is dat dit te strak en nauwkeurig gebeurt. Het is natuurlijk begrijpelijk dat je als organisatie een verhuizing zo snel mogelijk achter de rug wilt hebben. Echter zorgt deze aanpak vaak voor onnodig stress, discussies en frustratie. Het verhuizen van een organisatie is nu eenmaal een grote taak.

Zorg er dus voor dat je overal de tijd en de ruimte voor neemt om te zorgen voor het beste resultaat.

Bij het opstellen van de kosten is het handig om dit vooraf nauwkeurig uit te voeren. Uit de praktijk blijkt vaak dat de planning en de kosten in werkelijkheid anders uitpakken. Laat de gegevens dan ook vooraf controleren door een ervaren verhuis partij om onvoorziene kosten te voorkomen.

Problemen op het gebied van infrastructuur

Een veel voorkomend probleem bij het aankomen op de nieuwe locatie is het hebben van weinig kennis over de infrastructuur. Problemen zoals slechte wifi door het karakter van een bepaald pand, te weinig of geen stroomvoorzieningen en geen ethernet aansluitingen zijn vaak aan de orde van de dag. Ook kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er in het nieuwe pand bijvoorbeeld geen ruimte aanwezig is om de serverkast in te plaatsen. Om ervoor te zorgen dat je als organisatie dus niet voor nare verassingen komt te staan is het belangrijk om de infrastructuur 

Bron: neg-itsolutions.nl